普通外貿(mào)人的郵件 VS 外貿(mào)高手的郵件

今天想和大家分享的主題是——如何打造你的個人郵件風格。

我經(jīng)常會在學員群里看到這樣一個現(xiàn)象：

有學員不知道該怎么給客戶寫郵件，或者不知道怎么用英文寫一個比較好的回復，然后就會在群里面咨詢?nèi)河选?/span>

有一些非常樂意幫助人的群友，他們就會去寫一些回復的郵件版本。

那我發(fā)現(xiàn)不同人所寫的郵件，盡管是同樣描述一件事情，但是寫出來的東西確實有很大的差別。

這就是因為不同人的郵件寫作風格是不一樣的。

或者說他寫郵件的氣質(zhì)以及寫作能力等等，都造成了在外部你所看到的，他的寫作風格是完全有差異的。

那么對于打造個人郵件風格這條路，我認為必須經(jīng)歷以下這幾個階段：

01 前兩個階段

首先第 1 個階段，你要學會清楚、完整地去表達你所要表達的意思，這也是最基礎(chǔ)的階段。

每個人的英語能力是不一樣的。

有些人英語水平很棒，他會有非常多的英語詞匯，以及寫作的句型句式儲備。

在寫郵件時，他不用花很多時間去考慮哪個詞更加貼切、標準或更地道，他會有一個非?？斓谋灸芊磻?yīng)。

有些人的英語能力呢可能要差一些，在這個階段，其實你只要把你要表達的內(nèi)容盡量清楚、詳盡地表達出來，就可以了。

在第 2 個階段，你要盡量把你的表達方式變得簡潔。

但是這個階段，并不是強求一定要這樣，依情況而定。

比如有些人的英語水平可能差一些，那首先你要認清自己的情況，你要先力求能夠把你要表達的文字，給清楚地表達出來。

這時你不能太過于追求簡潔，也就是說這個階段你不要太強求自己。

相比較簡潔和表達清楚，我認為表達清楚是更重要的。

因為語言它只是一個工具，你不能為了證明自己英文水平高，就故意一味地去追求簡潔。

那其實這種情況下，你是被語言所綁架了，而并不是站在生意的角度去處理問題。

所以，我們要更從生意的角度去考慮，如果一件事情簡潔地去表達有困難的話，那最起碼你要把它表達清楚，這就可以了。

如果文字長一點，就長一點。

當你郵件寫的多了以后，你自然會慢慢地轉(zhuǎn)變。

那在第 2 個階段，你要盡量學著去用簡潔的表達，盡量去用一些短句來替代長句，我認為這是你需要去考慮的。

因為你做外貿(mào)，并不是只和一些以英語為母語的人打交道，你也和一些母語并不是英語的國家的人在打交道。

客戶的英語水平也是高低不等的。

所以適當?shù)厝ビ靡恍┒叹鋪硖娲L句，我認為這個是比較合適的，也可以使得很多人更容易去理解。

前面的這兩個階段，是大部分外貿(mào)人都停留在的階段，也就是說內(nèi)容力求表達清楚，并且力求做到簡潔地表達。

如果你已經(jīng)停留在這個階段很久了，這時候就要努力往下一個階段去邁進。

02 階段三

下一個階段，我們要學習客戶的郵件，學習客戶風格，模仿客戶的一些用詞用語。

這個是寫作上的一種借鑒，是為了讓自己的說辭更加貼近客戶的表達方式。

比如說客戶 A 郵件寫得非常不錯，用語也非常地道，我會經(jīng)常去揣摩客戶 A 的郵件。

我會學著使用客戶 A 寫作的一些詞語及句式，用來給客戶 B 回復郵件，這時我會發(fā)現(xiàn)溝通的效率提高了很多。

那么同樣，如果客戶 B 的郵件里有表達得非常好的地方，我也會把它記錄下來，然后給客戶 C 或 A 回復時我也會用到。

這就是活學活用嘛，有借鑒那么你就要活學活用。

剛開始學習的時候是比較困難的，因為你可能會需要改變書寫方式、書寫習慣、一些句型用詞等等。

但是隨著你慢慢地積累，有一天你會很自然地去使用這些句型，去用到你的郵件上面。

我舉個例子：

大家知道西班牙人很多都喜歡足球，而且他們的足球水平也是挺高的。

我有一個西班牙的客戶，他是一個地地道道的球迷，他非常喜歡梅西、哈維這些球星。

那么同樣的，他的郵件寫作風格也是非常的特別，比如他會這么表達“請立即開始生產(chǎn)”：

Please kick off the production as soon as possible.

那么這個詞 kick off 代表什么呢？

經(jīng)?？醋闱虮荣惖耐瑢W都知道，kick off 是指開場，開始踢。

隨著 kick off 這個指令下達，比賽就已經(jīng)開始正式計時了，球也正式開始踢了。

所以這個 kick off 就代表開始。

這個客戶的表達，很明顯地帶有他的個人郵件風格，可以看出來他很喜歡足球。

那在后面我跟一些西班牙的客戶去溝通，包括跟一些南美客戶去溝通聯(lián)系的時候，我也會學習著去用這樣的詞。

有的時候客戶會覺得很感興趣、很親切，有西班牙的客戶就會問我，你喜歡足球嗎？你喜歡哪一個球星？

通過學習客戶的一些非常好的表達方式，我們可以非常輕松地去拉近與客戶的距離。

既然講到這，那我就多講一下。

我有一個客戶，他跟我寫郵件時不會去稱呼我的名字。

正常來說，客戶會回復什么 Hello Sam，Hi Sam , Dear Sam...

但這個客戶他只會回一個 Hello，比如說 Hello，I need samples.

然后就直接開始正題了，他根本就沒有帶我的名字。

我覺得這時客戶跟我之間的距離，還是有一點疏遠的。我能夠感覺到，我跟客戶有一種距離感。

盡管客戶是找我要的樣品，但是通過他郵件的一些表達，我能夠感覺出來，客戶可能想表達的是：

我即使要了你的樣品，也不代表我就一定會跟你合作。

我通過模仿另外幾個西班牙客戶的寫作風格，給客戶回復了幾次以后呢，我發(fā)現(xiàn)他開始加上我的名字了。

他的郵件會寫 Hello Sam，這個時候我會覺得很有成就感。

因為我知道，這種距離感是在一封又一封的郵件當中，我有意識地去使用一些非常不同的表達，學習的其他客人的一些表達，然后讓客戶產(chǎn)生了一種親切感，或者說不一樣的感覺，這樣才消除的。

OK，我們在經(jīng)歷了前兩個階段之后，我們要學著去借鑒客人的一些表達方式。

借鑒他們非常有趣的，或者非常高效的一些語句、地道的一些表達，甚至是一些俚語，我覺得都是非常有幫助的。

當你的郵件寫作水平達到了這個階段，你借鑒客戶寫作的風格或者一些語句用法，我相信你是能夠真正地感覺到，你是從中獲益的。

同樣你寫出來的郵件，也是比之前的那些階段寫出的郵件都更好，更容易跟客戶進行深層次溝通。

03 終極階段

OK，上面這個階段我們已經(jīng)達到之后，我們就要往更高級的一個階段去邁進了。

這個階段，就是我們終極的階段，也就是決定你的個人郵件風格形成的一個階段。

我們拿練習書法來做比喻，你的前期一定是在學習借鑒、臨摹，然后慢慢的，開始有人夸你的毛筆字寫的好。

然后你開始不斷地去練習，最后你逐漸脫離這些臨摹。

開始在練習當中你不斷去感悟，跟隨自己的心境、性格，能夠收放自如，漸漸地形成自己的風格。

其實寫郵件也是一樣。

郵件的終極階段是，根據(jù)你自己的心境、性格和處事方式，最后形成一個你自己獨特的郵件風格。

比如說你的心思比較細膩，相比較別人，你會非常輕松地發(fā)現(xiàn)客戶郵件中的語氣態(tài)度、用詞用語的一些微妙變化。

你很容易去把握客戶的一些想法，或者說你可以揣摩客戶的一些動機，去進行一些細膩的分析。

那這個時候，你跟客戶溝通所表達出來的風格，就是：

服務(wù)意識很強，你想的很周到，你可能把很多種問題替客戶提前想到了。

那么從這個郵件風格里面，其實你也體現(xiàn)了你的專業(yè)度在里面，也能夠獲得客戶的信任。

在郵件里面，你所給客戶的感覺不僅僅只有邏輯能力強、服務(wù)意識好、考慮周到等等這些印象。

還有很多風格你可以體現(xiàn)給客戶，比如說在某些小的方面你并不糾纏，并不跟客戶斤斤計較。

或者說客戶對一些問題提出質(zhì)疑批評，在郵件里面你也非常大氣地去承認和接受客戶的質(zhì)疑，并且給出非常中肯的一些修改意見等等。

04 避免誤區(qū)

當你走過了郵件的這幾個階段，你的寫作表達溝通越來越成熟，你的心態(tài)越來越篤定而平和。

你也會不知不覺地散發(fā)出，你非常獨特的個人魅力。

那我相信客戶在郵件當中是可以感受到的，他可以感受到你是一個很優(yōu)秀、很用心的人。

這是一個從量變到質(zhì)變的過程，是要靠你平時一點一滴的積累的。

所以我覺得從現(xiàn)在開始，你要有意識地去打造你個人的郵件風格。

最后在我們打造個人郵件風格之路上，我們一定要避免一個誤區(qū)：

我們在寫郵件時，無論你借鑒客戶的郵件寫法，還是你自己力求表達你的專業(yè)度，或者周到的服務(wù)等等。

你的郵件千萬要表達地得體，不要太過了，不要讓人看了覺得有點矯揉造作。

我認為畢竟它是一個商業(yè)郵件，你只要把一些事情清楚地表達好就行了。

另外你跟客戶之間呢，也主要是在談生意，尋求一個長期的合作關(guān)系。

所以你的郵件不要顯得太感性，不要帶入你過多的個人情感在當中。

可以適當有一點點，但是過多了就會讓人覺得有點膩，有點不太得體，有點矯揉造作的感覺。

OK，以上就是今天我想跟你分享的內(nèi)容。

（來源：料神外貿(mào)）
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